Antes de se tornar o 34º presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, uma pessoa extremamente notável a nível de produtividade, era um general cinco estrelas no exército americano.
Além de ter sido presidente dos Estados unidos da América de 1953 até 1961, serviu também como Comandante supremo das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial, Presidente da Columbia University, encontrando tempo, ainda, para hobbies como jogar golf e pintura à óleo.
Ficou famoso pela capacidade de manter sua produtividade, não apenas durante vários semanas ou meses, mas sim durante anos e décadas.
Uma de suas mais famosas estratégias para ser produtivo (ou, ao menos, a que ficou mais conhecida) é a chamada “matriz de Eisenhower”, que nada mais é que um quadro que possibilita a distribuição e organização das tarefas diárias por critérios de urgência e importância.
Ao usar a matriz colocada abaixo, você necessariamente irá enquadrar suas atividades em alguma das seguintes classificações:
1. Urgente e importante
Atividades que precisam ser feitas o quanto antes e tem real importância em sua vida.
Essas atividades devem ser feitas já! Prioridade máxima!
2. Urgente, mas não importante
Tarefas que tem prazo esgotado, mas sao de pequena ou quase nenhuma importância. Coisas mais “bobas” como fazer uma ligação ou ir comprar algo.
O ideal é que você possa delegar essa atividade para outra pessoa. Se não puder, perca o menor tempo possível nisso.
3. Importante, mas não urgente
Aquilo que compõe os afazeres vinculados a seus objetivos de vida, que, embora não tenham urgência no que se refere a prazos, agregam valor e te aproximam de seus objetivos a longo prazo. Como, por exemplo, desenvolver um projeto ou investir tempo em um relacionamento.
É essencial definir um horário específico para dedicar a esses afazeres, já que nossa tendência é sempre ir deixando o que é importante para um “depois indefinido” (outra maneira de dizer que nunca faremos).
4. Nem urgente e nem importante
Todas as tarefas supérfulas e desnecessárias que nos dão “pequenos prazeres bobos”, como, por exemplo, ficar passando o feed do instagram ou assistindo TV.
O certo mesmo é eliminar essas atividades de nossa vida, já que não acrescentam em nada.
Se, no entanto, não conseguirmos eliminá-las totalmente, devemos limitar o tempo que passaremos fazendo essas coisas ao máximo. Se não nos atentamos a colocar esses limites, passaremos nossa vida fazendo essas coisinhas que nao levam a nenhum resultado a longo prazo.
COMO COORDENAR ISSO?
Baixe o quadro “urgência x importância” Checkmark (clicando aqui) e, antes de começar o seu dia, preencha as coisas que tem que fazer de acordo com o nível de urgência/importância que tem.
Preenchido isso, a indicação de Eisnhower é: comece fazendo aquilo que é urgente e importante, logo, passe para o que é urgente, mas não importante (se não puder delegar). Em terceiro lugar, o que é importante, mas não urgente e por fim, aquilo que não é importante e nem urgente de maneira bastante limitada, no caso de nao poder eliminar isso de sua vida.
É necessário levar um detalhe em consideração: se você não estipular (marcar hora mesmo) para fazer aquilo que é importante mas não urgente, acabará nunca fazendo. O âmbito do “importante mas não urgente” é onde os moram seus sonhos, seus projetos de vida, seus relacionamentos. E acontece que, embora saibamos que essas coisas são importante, sempre pensamos que “mais para frente” teremos tempo para isso, e, como não são urgentes, deixamos para depois. O risco que corremos é de que a vida passe e tenhamos deixado para depois aquilo que em, realidade, deveríamos ter priorizado.
Como, então, ser das poucas pessoas que consegue realizar aquilo que é importante e alcançar nossos objetivos de vida? A dica (que é o aplico em minha vida): acorde cedo (leia mais sobre os benefícios de acordar cedo clicando aqui) e decida fazer algo da lista das coisas importantes mas nao urgentes como primeira atividade do dia.
Ao realizar uma atividade que tem a característica de importância antes de qualquer outra, independentemente da quantidade de “urgentes” ou/e “desimportantes” que precisem ser realizadas, seu dia já terá a composição e a força de um dia importante. No primeiro momento você já o terá tornado um dia com valor e importância, aproximando-se, de maneira efetiva, de uma vida relevante e diferenciada.
Para dar um exemplo simples, se, em um dia, as tarefas de um concurseiro fossem estudar para o concurso dos meus sonhos, ir ao banco pagar contas, fazer um trabalho para a universidade e entrar no instagram, a ordem que seguiria seria:
- Estudar para o concurso dos meus sonhos (importante, mas não urgente)
- Fazer um trabalho para a universidade (importante e urgente)
- Pagar contas (urgente, mas não importante)
- Entrar no instagram (nem importante e nem urgente)
Estudar para o concurso é o mais importante com seus objetivos de vida, mas não tem uma urgencia tão evidente, o que pode atrapalhar em sua realização. Fazer um trabalho tem sua importancia com o objetivo de vida da aprovação, já que a universidade, de certa forma, te capacita para o concurso, embora não tanto quanto seu estudo individual. Como o trabalho tem um prazo para ser entregue, é urgente. Pagar as contas não é algo considerado importante sob o ponto de vista da aprovação, já que não tem nenhuma consequência diretamente vinculada a isso, mas é urgente (por motivos óbvios: ninguém quer ter energia elétrica e agua cortadas). Por fim, entrar no instagram é totalmente dispensável… se você acredita que te vai fazer relaxar e descontrair, entre. Mas não deixe de impor limites para nao se deixar levar por essas atividades improdutivas.
A matriz de Eisenhower é uma técnica pratica e rápida, possível de ser usada na rotina diaria. Aplicar-la te possibilita, de maneira simples, elaborar uma estrategia eficiente e funcional. Todos os dias, pela noite, monte seu quadro “urgência x importância” e comprove por si mesmo os benefícios a nível de produtividade.